Tipos de documentos

A grandes rasgos, un documento es un testimonio o una prueba material que hace constancia de algún hecho, una idea o una orden y que es realizada por alguna persona en un momento determinado. Para que se considere como tal, un documento debe de almacenarse o guardarse en una unidad de información en cualquier tipo de soporte material como pueden ser papel, cintas, fotografías, videos, etc. En un documento se puede registrar cualquier tipo de información, ya sea escrita o audiovisual e incluso, más recientemente, digital o informática. De esta manera, los documentos son entonces medios materiales en donde se registra alguna actividad o hecho humano con miras a futuro, es decir con la finalidad de dejar constancia de eso que sucedió para que las generaciones venideras lo conozcan. Por lo tanto, los documentos suelen formar parte de archivos.

Debido a lo anterior, muchas de las clasificaciones sobre los documentos se basan en el tipo de soporte en el que se encuentran. Asimismo, algunos los clasifican según los datos que contienen o la accesibilidad que presentan. Por lo tanto, si los documentos hablan sobre la vida de alguna persona se consideran de cierto tipo o si por el contrario hacen referencia a una institución o empresa se agrupan de otra manera. Por último, algunas personas clasifican los documentos según la forma como se les almacena. Es decir, debido al desarrollo tecnológico y a la aparición de nuevas herramientas digitales, los documentos pueden clasificarse según si son materiales o si son digitales o informáticos. Bien sabemos que dependiendo de esto su tratamiento y conservación serán distintos.

Tipos de documentos:

Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc.

Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.

Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.