Las cartas por extravío de documentos son un tipo de carta reporte, por medio de las cuales se le informa a una autoridad gubernamental o en su caso a un superior jerárquico (dentro de empresas, e instituciones diversas), sobre el extravío de uno o varios documentos. Estas cartas se redactan en el caso de que la institución o entidad, no cuente con un “formulario” preestablecido para dichos trámites y reportes de extravíos.
Dependiendo del tipo de documentación extraviada, la importancia o trascendencia de dicha documentación (a medida de lo posible), se puede exponer detalladamente cuales son los documentos que se han extraviado (Fojas, memorándums, reportes, licencias, páginas de documentos, etc.).
Este tipo de carta se redacta a la manera de las cartas y documentos formales, usando de un lenguaje formal y respetuoso, y exponiendo a medida de lo posible las condiciones del extravío de documentos, es decir, se expone qué documentos son aquellos que se han extraviado.
En este artículo, encontrarás:
Ejemplo de carta por pérdida de documentos escolares:
Instituto Educativo Millennials
25 de octubre de 2016
Instituto Educativo Millennials
Prof. Torivio Primitivo de la Cueva
Director
Presente:
Sr. Director, por medio de esta carta, vengo a comunicarle que por motivos que me son imposibles de precisar en este momento, he extraviado los documentos concernientes en las copias de los registros del alumnado bajo mi cargo, pertenecientes al grupo C, de segundo año de nivel secundaria, mismos de los que sé que los originales existen en la dirección de este plantel bajo su cargo. Documentos que son indispensables para los distintos trámites que se realizan y realizarán por parte del alumnado en el futuro, y sabiendo que en su momento serán requeridos, por medio de la presente vengo a reportarlos como extraviados, así como también por este medio le solicito a esta dirección de plantel, la reposición de los mencionados documentos.
Esperando su atenta y pronta respuesta, quedo en usted.
Atentamente:
Prof. Torombolo Necio Iletrado
Firma
Ejemplo de carta por extravió de documentación:
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Contaduría y Asesoría de Servicios Financieros S.A.
A 28 de octubre 2016
Contaduría y Asesoría de Servicios Financieros S.A.
Lic. Santiago Borrego Leal
Director de administración
Presente:
Usando de este medio me sirvo para comunicarle que por motivos que me son imposibles de precisar, informo del extravió de la documentación concerniente a los libros contables de esta empresa, correspondientes a los meses de agosto, septiembre, noviembre, y del corriente mes de octubre. Estos documentos me son indispensables para la revisión y el registro adecuado de los ingresos y egresos de la empresa durante dicho periodo, labor que está mi cargo. Por tal motivo me veo en la necesidad de solicitar copia de dichos documentos, para realizar la labor semestral de contabilidad interna de esta empresa, y presentarla en su momento junto con el informe semestral.
Esperando oportuna respuesta quedo en usted.
Atentamente Jefe sección de contaduría:
Vicente Trinquete Trinquetillo
Firma
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