Los oficios son documentos escritos que cumplen con la función de comunicar disposiciones, resoluciones, acuerdos, dictámenes, órdenes e informes, así como llevar a cabo gestiones de colaboración, de invitación y agradecimiento entre otras, dentro de instituciones del tipo principalmente oficial o de gobierno (juzgados, ministerios, dependencias gubernamentales, municipios, embajadas, y otros), así como de organizaciones privadas tales como sindicatos, empresas, colegios profesionales, y diversas organizaciones civiles.
En la redacción de un oficio se deben de tener algunos puntos a seguir, los cuales son:
- Un membrete.- En el se da conocer la dependencia o empresa.
- Fecha.- Se coloca la fecha en que se redacta el documento.
- Lugar.- Es común en los oficios realizados por parte de una institución de carácter gubernamental, como dependencias e instituciones jurisdiccionales.
- Número.- Se trata de un indicativo, generalmente de un folio (es común en oficios jurídicos).
- Destinatario.- Se trata de la persona o personas físicas o morales a quien se dirige el oficio.
- Asunto.- Se expone el asunto sobre el que trata el oficio.
- Referencia.- Esta se usa en los casos en que se requieren hacer constataciones.
- Cuerpo.- Se trata del cuerpo del oficio, es decir, el texto y contexto del mensaje del escrito.
- Despedida.- Se hace una despedida respetuosa que bien puede ser formal o informal (en caso de oficios gubernativos, de dependencias gubernamentales y/o judiciales esta siempre es formal).
- Firma.- En los documentos oficiales como los oficios jurídicos o aquellos realizados por dependencias gubernamentales, es obligatoria. En otras organizaciones como por ejemplo en empresas esta puede estar o no estar.
- Anexos.- Estos dependen concretamente tanto del asunto del que traten, como del tipo de institución que lo emita.
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Principales tipos de oficios:
- Oficios administrativos.- Estos son utilizados por órganos gubernativos, dependencias gubernamentales y empresas, como una forma de hacer comunicados para la constatación de actos, trámites.
- Oficios de transcripción.- Por medio de ellos se pueden realizar notificaciones (existiendo en dicho oficio), una transcripción del documento a notificar.
- Múltiples.- Suele ser utilizado para la emisión de instrucciones, órdenes, y recomendaciones que se dirigen a múltiples personas (por ejemplo dentro de una misma empresa u organización, estando dirigido el documento en estos casos a los empleados y subalternos).
- Oficios “judiciales” o jurídicos.- Es como se le puede denominar a aquellos oficios que son expedidos por órganos y/o autoridades judiciales, a manera de comunicación con otras autoridades.
Formato de un oficio:
Ejemplo de oficio empresarial:
Almacenes Rodríguez y Rodríguez S.A. de C.V.
OFICIO NÚM. 431/2016
México D.F. a 28 de septiembre de 2016
Señor Gerente Almacenes Rodríguez y Rodríguez S.A. de C.V. de sucursal N°2,
“Lago Charandoso”, Edo. Mex.
Asunto: Denuncia privada y reiterada,
por abuso de poder en detrimento de sus subordinados,
y malos manejos de recursos de la empresa.
Sr. Facundo Trinquete Chanchullo.
Apreciable Sr. Trinquete Chanchullo, por medio de este oficio se le hace comunicación de la resolución de la junta directiva de esta empresa, en relación a su comportamiento y manejo de los recursos económicos de la sucursal bajo su cargo. Según los reportes anteriores que hemos tenido, aunadas a las quejas de malos tratos recibidos por usted por parte de sus subordinados, comunicándole el dictamen de la junta directiva, consistente en la resolución de separarlo del cargo que ostenta dentro de esta empresa y pedirle su renuncia.
Adjuntando documentos que prueban diversos malos manejos, así como se adjuntan testimonios respectivos a los malos tratos.
Atentamente
Junta directiva
Almacenes Rodríguez y Rodríguez S.A. de C.V.
Presidente de la junta directiva
Pedro Pérez Pedraza de la Roca
Firma
Ejemplo de officio escolar:
UNIVERSIDAD CIENTÍFICA HUMANISTA, AMÉRICO-FRANCESA ANÁHUAC
UCHAFA.
Avenida Desconocida, Colonia Pérdida del Bosque,
Calle Perdída del Sur, México D.F.
Expediente 6363/2016
Oficio núm. 333
Alumno: Juan Pérez López.
Asunto: Beca
Sr. Juan Pérez Hernández y Señora Juana López Rodríguez, por medio del presente oficio, le comunicamos que el alumno al rubro anotado, ya ha comenzado a recibir los beneficios de la beca otorgada por esta universidad, y por motivo de que su hijo aún es menor de edad, se les pide presentarse a la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes a dicho asunto.
Cito: “Firma del documento de constatación y aceptación de la necesidad de Beca por parte de padre o tutores…”
Sin más que agregar por el momento.
Rector
Universidad Científica Humanista,
Américo-Francesa y Académica
UCHAFA
Dr. Torombolo Toribio Trujillo Taboada.
Firma
Ejemplo de oficio gubernamental:
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
OFICIO NÚM. 56576/2016
A 7 de noviembre de 2016
Plaza de la Constitución N°2,
Delegación Cuauhtémoc,
Centro, C.P. 06068, Ciudad de México D.F.
Compañeros trabajadores de servicio de limpias del Distrito Federal.
En relación al problema de retraso en el pago de la nómina correspondiente a los pagos de las tres últimas quincenas correspondientes al mes de octubre y la presente del mes de noviembre, me permito extenderles la solidaridad de esta institución a su preocupación legítima ante el hecho de la falta de pago de las mismas, que son su medio de sustento.
Entendemos y respetamos las distintas formas de manifestación de su inconformidad con esta situación, pero pedimos que canalicen las mismas adecuadamente en los canales institucionales destinados a tal fin.
Por medio del presente oficio, se les informa que se están haciendo las gestiones necesarias para la resolución de este problema de la manera más pronta, y se regularice el flujo de los recursos económicos, concernientes a los pagos atrasados, se cumplan las obligaciones para con los trabajadores de esta institución pública, a más tardar en la segunda quincena del mes de noviembre del presente año, mencionándoles que por el momento nos es imposible dar cumplimiento a las obligaciones https://www.writemypapers.org/ económicas correspondientes, sino hasta la fecha arriba mencionada de la segunda quincena del presente mes.
Se les estará comunicando según la información concerniente se encuentre a disposición, reciban un cordial saludo.
Atentamente
Miguel Mancera de Herculano
Jefe de la unidad administrativa, servicio de limpia de la Ciudad de México, Distrito Federal.
Firma
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